Welche Anforderungen haben die Behörden an ein elektronisches Fahrtenbuch? Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren elektronische Fahrtenbücher, solange sie dieselben ausführlichen Informationen enthalten wie handschriftliche Fahrtenbücher. Die wichtigsten Voraussetzungen für die Anerkennung sind:
- Für Geschäftsfahrten müssen Datum, Zweck der Fahrt, besuchter Geschäftskontakt, Ziel, Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie die Route (falls ein Umweg erforderlich war) aufgeführt werden.
- Für Privatfahrten oder die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.
- Das Fahrtenbuch muss im Laufe eines Kalenderjahrs stets aktuell gehalten werden. Einträge müssen zeitnah erfolgen. Der Zweck und weitere Angaben zu Geschäftsfahrten müssen beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt eingegeben werden.
- Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden. Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern.
- Das Finanzamt muss in die Lage versetzt werden, auf die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs zuzugreifen und diese analysieren zu können. Die Fahrtenbücher und damit zusammenhängende Kostenbelege müssen vom Fahrer bzw. dem Kunden 10 Jahre lang aufbewahrt werden. TomTom Telematics stellt für zwei Jahre, zuzüglich dem laufenden Jahr, einen Fahrtenbuchreport zum Download bereit, um Kunden bei der Umsetzung dieser Anforderung zu unterstützen.
- Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen.
Welches elektronische Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamtes erfüllt, erfahren Sie auf diesen Seiten. Aufwand für den Fahrer erheblich, da alle Fahrten automatisch aufgezeichnet werden. Die Beweispflicht bleibt aber beim Fahrer. Er muss sicherstellen, dass alle Fahrten gemäß den oben genannten Vorgaben aufgezeichnet werden. Erfüllt ein Fahrtenbuch diese Anforderungen nicht, wird die Ein-Prozent-Regelung angewandt.
