Einsparungen durch ein elektronisches Fahrtenbuch

Welche Einsparungen können durch ein elektronisches Fahrtenbuch erreicht werden? Im Folgenden sind häufige Steuerszenarien aufgeführt und Sie erfahren, wie Unternehmen und Angestellte mithilfe eines Fahrtenbuchs Zeit und Geld sparen können.

Firmenwagen

Elektronisches Fahrtenbuch - Webfleet - comuniverse GmbH

Die meisten Angestellten schätzen die Möglichkeit, ihr Firmenfahrzeug auch für private Zwecke zu nutzen. Die wichtigste Frage für die Steuerberechnung lautet: Wie ist das Verhältnis zwischen privater und geschäftlicher Nutzung?

Angestellte können die Ein-Prozent-Reglung umgehen, indem sie nachweisen, dass Sie das Fahrzeug ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken nutzen. Eine Methode für Angestellte, die Auswirkung der Ein-Prozent-Regelung zu beschränken, ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Wie sich zeigt, können Angestellte durch ein Fahrtenbuch erhebliche Einsparungen erzielen, denn in diesem Fall werden die Steuern basierend auf der tatsächlichen (privaten) Nutzung des Autos berechnet.

Ein Fahrtenbuch kann sich in folgenden Fällen lohnen:

  • Die private Nutzung des Firmenwagens ist gering.
  • Der deutsche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ist hoch.
  • Der Firmenwagen ist alt. (auch bei älteren Modellen wird nach der Ein-Prozent-Regelung 1 % vom ursprünglichen Bruttolistenpreis als geldwerter Vorteil angesetzt, selbst nachdem die Fahrzeuge bereits abgeschrieben worden sind.)

Unternehmer

Steuerpflichtiger Vorteil - comuniverse - Ihr Webfleet Partner

Aus Sicht der Steuerbehörden sind Unternehmer berechtigt, Betriebsausgaben geltend zu machen, wenn die zum Betriebsvermögen gehöhrenden Fahrzeuge zu mind. 50% betrieblich genutzt werden. Folgende Kriterien werden zur Festlegung der Steuerpflicht herangezogen:

  • Sind weniger als 10 % der Fahrten Geschäftsfahrten? In diesem Fall wird das Fahrzeug als Privatfahrzeug behandelt und bringt keinen steuerlichen Vorteil.
  • Sind zwischen 10 % und 50 % der Fahrten Geschäftsfahrten? In diesem Fall muss ein Fahrtenbuch verwendet werden, um den Anteil der privaten Nutzung ermitteln und versteuern zu können. Die Privatnutzung unterliegt der Steuer, wobei hier nahezu dieselben Regeln wie für Angestellte gelten.
  • Sind mehr als 50 % der Fahrten geschäftlich, wird die aus der privaten Nutzung resultierende Steuerlast wie bei Angestellten nach der EinProzent-Regelung oder über ein Fahrtenbuch ermittelt.

Privatfahrzeuge

Gemäß deutschem Steuerrecht dürfen Angestellten im Rahmen von Dienstreisen bis zu 0,30 EUR pro geschäftlich gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden (Arbeitswege ausgeschlossen). Auch diese Strecken können Sie mit einem Fahrtenbuch aufzeichnen.

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FAQ – Anforderungen an elektronisches Fahrtenbuch

Welche Anforderungen haben die Behörden an ein elektronisches Fahrtenbuch? Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren elektronische Fahrtenbücher, solange sie dieselben ausführlichen Informationen enthalten wie handschriftliche Fahrtenbücher. Die wichtigsten Voraussetzungen für die Anerkennung sind:

Welche Daten müssen Dokumentiert werden?

Für Geschäftsfahrten müssen Datum, Zweck der Fahrt, besuchter Geschäftskontakt, Ziel, Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie die Route (falls ein Umweg erforderlich war) aufgeführt werden.

Was ist bei Privatfahrten zu beachten?

Für Privatfahrten oder die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.

Wann muss ich was eintragen?

Das Fahrtenbuch muss im Laufe eines Kalenderjahrs stets aktuell gehalten werden. Einträge müssen zeitnah erfolgen. Der Zweck und weitere Angaben zu Geschäftsfahrten müssen beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt eingegeben werden.

Muss ich die Person angeben?

Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden.

Dürfen Daten nachträglich änderbar sein?

Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern.

Und was ist mit dem Finanzamt?

Das Finanzamt muss in die Lage versetzt werden, auf die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs zuzugreifen und diese analysieren zu können. Die Fahrtenbücher und damit zusammenhängende Kostenbelege müssen vom Fahrer bzw. dem Kunden 10 Jahre lang aufbewahrt werden. TomTom Telematics stellt für zwei Jahre, zuzüglich dem laufenden Jahr, einen Fahrtenbuchreport zum Download bereit, um Kunden bei der Umsetzung dieser Anforderung zu unterstützen.

Was ist denn bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt?

Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen.

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